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公司公文規定格式

發布時間:2014-08-01 17:56:48 作者:it577 審核編輯:本站小編 點擊:下載該Word文檔收藏本文

公司公文規定格式

1、公文一律采用A4或B5型號的紙張打印,頁面邊距按標準版面。

2、公文的字體采用“宋體”形式。

3、公文的文頭位于首頁最上端,采用“加粗一號宋體”字體,為公司名稱(凱諾晟商貿有限公司),文頭第二行,采用公文“加粗小初號宋體”寫“文件”兩字;發文字號位于文頭第二行之下,由發文部門代字、發文年度和發文順序號組成;以上并居中。下劃一道4.5磅的雙實線(細線在上,粗線在下)。

4、所有正式的對外文件要求統一排序,各部門代字如下: 總經辦粵晟總字

行政部粵晟行字

財務部粵晟財字公司粵晟字

5、公文的標題要簡潔、明確,采用“加粗一號黑體”字體。

6、公文的正文要做到一文一事;正文超過一頁的要加頁碼;正文采用“四號”字體。

7、公文的附件位于正文之下,成文日期之上,前面書寫“附”字樣,其后分別標出附件序號(只有一件時不標)、附件標題和份數(只有一份時不標)。

8、公文稍偏右排寫“特此通知”,另起一行偏左排寫“請遵照執行!”并空兩個空格,采用“三號”字體。

9、公文的審批人位于文件底部左側,是代表公司或部門最后核查并批準向外發出公文的簽名,目的在于表明公司或部門發文的具體責任者,另起一行寫明審批人職位及姓名,采用“三號”字體。

10、公文的呈送部門位于審批人職位及姓名以下,寫明呈送部門,采用“三

號”字體,所占區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線。

11、公文的抄報、抄送部位于末頁下端,采用“三號”字體所占區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線,形成“抄報、抄送”欄。頂格靠左書寫“抄報:”、“抄送:”字樣,其后依次標有各抄報、抄送部門,其間用標點隔開。

12、成文公司名稱(頂格寫,其余隨后)、校對員名字、日期位于正文的末頁最下端,要求用漢字表明完整的年、月、日,并在日期前頂格寫上公司名稱,采用“三號”字體,所占區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線。

13、主送、抄報、存檔文件均使用原件,抄送文件使用復印件。

14、公文中出現的所有數字與日期,全部用阿拉伯數字書寫,法律文件中的數字用漢字書寫。

15、各部門在撰制發放范圍為公司內部的公文時,如文中需重復使用公司名稱,則可使用規范化簡稱(法律文件一律使用全稱)。各公司名稱的規范化簡稱統一如下:XX公司簡稱為“XX”, XX公司簡稱為“XX”。

樣本格式如下:

佛山市凱諾晟商貿有限公司

文件

粵晟字【2012】092802號 關于XX

****************************************************************************************************************************************************************************************************************

附:1.*********

2.*********

特此通知

請遵照執行!

審批人:

XX/XX

呈送:董事會抄送:公司總部各部門各分公司凱諾晟商貿有限公司校對員:XX年X月X日印發

 

公司公文一般格式

參閱幾份有關公司公文格式的資料,其所擬的格式各有千秋,莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處,初擬本公司公文格式,以便本公司今后在制作文件時有一個統一的格式。

一 、公文用紙及版面規格

采用A4紙。頁邊距離:上3.7cm, 下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,每頁22行,每行28字。

二、秘密等級和保密期限(或緊急程度)

用3號宋黑體字,頂格標識在版心右上角第一行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體(離版頭宋體三號空兩行)

大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色,文件紙已印刷)

四、發文字號,

發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。

代字:發文機關名稱極度簡縮;

年份(年度),用阿拉伯數字寫全,外加六角括號“﹝ ﹞”

序號,不加“第”字,也不加“0”。

用3號仿宋體,居中,離文件頭宋體字兩行。

五、簽發人

“簽發人”3字后標全角冒號,用3號仿宋體,簽發人姓名用3號楷體居右空1字標識,與發文字號在同一行(這時發文字號應移到左邊)。

六、公文標題

用小二號黑宋體。離發文字號下空2行,居中排布。

七、主送機關

在標題下空1行,用3號仿宋體,左側頂格標識,后標全角冒號。

八、正文

在主送機關之下左空2字,用3號仿宋體標識,回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字,離正文空一行;左空2字標識,“附件”后標全角冒號;若有序號,用3號阿拉伯數字標識,序號與附件名稱之間用圓點隔開;附件名稱后不加標點符號。

十、成文時間和印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間。

成文時間離附件空3行,右空4字,為仿宋3號字,成文時間用漢字,“零”應寫為“〇”;

加蓋印章應“上不壓正文,下壓日期”,即上弧距正文2mm~4mm,端正、居中,下壓成文時間,印章用紅色。

當印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上; 當印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發文機關名稱的,則離附件空2行,在成文日期之上。若名稱比成文日期短,則居日期中間;若比日期長,則首字比成文日期左移2字。 十一、附注

公文如有附注,在成文時間下空一行,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識

十二、主題詞 “主題詞”用3號黑宋體字,居左頂格標識,后標全角冒號,詞目用3號宋體字;詞目之間空1字,不加標點符號。(主題詞編寫有規定,另編) 十三、抄送機關

如有抄送機關,一般用3號仿宋體字。在主題詞之下,居左空1字;“抄送”二字后加全角冒號,抄送機關較多,回行時與上一行的抄送機關對齊,抄送機關間要用逗號隔開,最后一個抄送機關后標句號,可以防止私加抄送機關或變造公文。

既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。編排方法同抄送機關。

十四、印發機關和印發時間

印發機關和印發日期標注在抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置。印發機關左空1字,印發日期右空1字。印發機關如果字數太多,可以自行簡化。印發日期要用阿拉伯數碼標識。

十五、版記

版記應置于公文最后一頁,版記的最后一個要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線,分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置于版心下邊緣之下一行,數碼左右各放一條4號一字線,一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

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